12 LOẠI CHI PHÍ VÀ ĐIỂM CẦN LƯU Ý TRONG HỢP ĐỒNG CHO THUÊ
Nhóm 1 – Chi phí cố định
1. Tiền thuê văn phòng
2. Phí dịch vụ:
Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy.
3. Thuế VAT
Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng
4 Tiền điện điều hòa
Tiền điện điều hòa đã bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng A, hạng B. Thông thường chưa bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng C. Thống kê theo thực tế, nếu bạn phải trả tiền điện điều hòa theo đồng hồ, thì chi phí bình quân là 1-1,5 usd/m2/tháng phụ thuộc thời gian sử dụng, loại điều hòa, độ cũ mới của điều hòa.
5. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
6. Phí đỗ ô tô xe máy
Nhóm 3 – Chi phí bất thường
7. Phí làm ngoài giờ
Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.
Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:
Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70 m2 tùy loại thiết bị.
Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.
Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
8. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà sẽ miên phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ: Các tòa nhà hạng A, B thương thu ở mức 3 – 5 usd/m2/tháng; Các tòa nhà hạng C thu ở mức trên dưới 1 usd/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ thực tế theo đồng hồ.
9. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Khi chấm dứt hợp đồng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.
Nhóm 5 – Quy định trong Hợp đồng có ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng
10. Xác định diện tích phải trả tiền
Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích như sau: Đo thông thủy, trong lòng văn phòng; Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng; Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Thông thường cột trong diện tích thuê vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền. Một vài tòa nhà khi diện tích cột quá lớn, có xem xét khấu trừ một phần hoặc toàn bộ diện tích
11. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán
Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Hà Nội đều chào giá theo USD. Tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ được quy đổi sang VNĐ để ký Hợp đồng.
Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ tại mỗi kỳ thanh toán (03 tháng) theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Một số tòa nhà thì không có quy định này, mà giá thuê bằng VNĐ được cố định trong suốt thời hạn Hợp đồng.
Trong 10 năm trở lại đây tỷ giá usd/vnđ tăng năm cao năm thấp, nhưng tính bình quân là 4% năm.
12. Điều chỉnh đơn giá thuê
Với hợp đồng thuê văn phòng thời hạn 03 năm, thông thường chủ tòa nhà sẽ có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh sau 02 năm, tăng hoặc giảm tùy thuộc sự biến động của thị trường.
Trên thực tế thì quy định này ít khi được thực hiện, chủ tòa nhà cũng khó tăng giá với khách hàng vì ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê trong tòa nhà. Và khách hàng thì càng khó để chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.
Tham khảo: Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng
*ĐIỂM CẦN LƯU Ý
1. Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê
Điểm đáng lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp nào
Có 03 phương pháp đo diện tích như sau:
Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường). Một lưu ý khác là cần đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng.
2. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn
Thời gian thuê trong hợp đồng cần xem các mốc thời gian:
Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không vv.vv
Khi sắp đến thời hạn thuê văn phòng bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.
3. Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng
Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.
Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ
4. Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán
Mặc dù pháp luật hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD. Do giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng cần quy định giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỉ giá thì thay đổi như thế nào (nếu có)
5. Trách nhiệm của bên cho thuê
Về việc bàn giao mặt bằng
Về việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
Về các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê
….
6. Trách nhiệm của bên thuê
Trách nhiệm thanh toán tiền thuê
Trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng
Chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà
Chấp hành mọi quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy.
….
7. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị
Trong quá trình sử dụng văn phòng thuê. Các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập đến.
Nếu trong chi phí đã có khoản phí bảo trì văn phòng thì đương nhiên bên cho thuê phải có trách nhiệm. Tuy nhiên nhiều trường hợp không nêu rõ khiến văn phòng xuống cấp mà không có ai bảo trì, sửa chữa. Đó là điều cần tránh.
8. Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Chấm dứt hợp đồng có nhiều trường hợp:
Hết hạn hợp đồng & các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.
Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.
9. Cam kết chung & hiệu lực của hợp đồng
Như đã nói ở phần đầu. Các bên cần thỏa thuận thời gian có hiệu lực của hợp đồng.
1. Tiền thuê văn phòng
2. Phí dịch vụ:
Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy.
3. Thuế VAT
Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng
4 Tiền điện điều hòa
Tiền điện điều hòa đã bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng A, hạng B. Thông thường chưa bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng C. Thống kê theo thực tế, nếu bạn phải trả tiền điện điều hòa theo đồng hồ, thì chi phí bình quân là 1-1,5 usd/m2/tháng phụ thuộc thời gian sử dụng, loại điều hòa, độ cũ mới của điều hòa.
5. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
6. Phí đỗ ô tô xe máy
Nhóm 3 – Chi phí bất thường
7. Phí làm ngoài giờ
Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.
Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:
Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70 m2 tùy loại thiết bị.
Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.
Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
8. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà sẽ miên phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ: Các tòa nhà hạng A, B thương thu ở mức 3 – 5 usd/m2/tháng; Các tòa nhà hạng C thu ở mức trên dưới 1 usd/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ thực tế theo đồng hồ.
9. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Khi chấm dứt hợp đồng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.
Nhóm 5 – Quy định trong Hợp đồng có ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng
10. Xác định diện tích phải trả tiền
Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích như sau: Đo thông thủy, trong lòng văn phòng; Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng; Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Thông thường cột trong diện tích thuê vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền. Một vài tòa nhà khi diện tích cột quá lớn, có xem xét khấu trừ một phần hoặc toàn bộ diện tích
11. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán
Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Hà Nội đều chào giá theo USD. Tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ được quy đổi sang VNĐ để ký Hợp đồng.
Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ tại mỗi kỳ thanh toán (03 tháng) theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Một số tòa nhà thì không có quy định này, mà giá thuê bằng VNĐ được cố định trong suốt thời hạn Hợp đồng.
Trong 10 năm trở lại đây tỷ giá usd/vnđ tăng năm cao năm thấp, nhưng tính bình quân là 4% năm.
12. Điều chỉnh đơn giá thuê
Với hợp đồng thuê văn phòng thời hạn 03 năm, thông thường chủ tòa nhà sẽ có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh sau 02 năm, tăng hoặc giảm tùy thuộc sự biến động của thị trường.
Trên thực tế thì quy định này ít khi được thực hiện, chủ tòa nhà cũng khó tăng giá với khách hàng vì ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê trong tòa nhà. Và khách hàng thì càng khó để chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.
Tham khảo: Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng
*ĐIỂM CẦN LƯU Ý
1. Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê
Điểm đáng lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp nào
Có 03 phương pháp đo diện tích như sau:
Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường). Một lưu ý khác là cần đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng.
2. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn
Thời gian thuê trong hợp đồng cần xem các mốc thời gian:
Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không vv.vv
Khi sắp đến thời hạn thuê văn phòng bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.
3. Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng
Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.
Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ
4. Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán
Mặc dù pháp luật hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD. Do giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng cần quy định giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỉ giá thì thay đổi như thế nào (nếu có)
5. Trách nhiệm của bên cho thuê
Về việc bàn giao mặt bằng
Về việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
Về các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê
….
6. Trách nhiệm của bên thuê
Trách nhiệm thanh toán tiền thuê
Trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng
Chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà
Chấp hành mọi quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy.
….
7. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị
Trong quá trình sử dụng văn phòng thuê. Các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập đến.
Nếu trong chi phí đã có khoản phí bảo trì văn phòng thì đương nhiên bên cho thuê phải có trách nhiệm. Tuy nhiên nhiều trường hợp không nêu rõ khiến văn phòng xuống cấp mà không có ai bảo trì, sửa chữa. Đó là điều cần tránh.
8. Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Chấm dứt hợp đồng có nhiều trường hợp:
Hết hạn hợp đồng & các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.
Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.
9. Cam kết chung & hiệu lực của hợp đồng
Như đã nói ở phần đầu. Các bên cần thỏa thuận thời gian có hiệu lực của hợp đồng.
Post a Comment: